Verslag van de extra ledenvergadering van TC Veluwe.

Gehouden d.d. 28 oktober 2014
Adres: Kulturhus EGW
Aanvang van de vergadering: 18.00 uur

1.Opening en vaststelling agenda

Om 18.15 uur opent Ton Diepeveen de extra ledenvergadering en heet alle aanwezigen (37 TCV-leden en 2 gasten namens fietsenzaak Dickhof) welkom.

Na een korte toelichting op het programma van de avond wordt het stamppotbuffet geopend en geniet iedereen van een voortreffelijke maaltijd.

2. Ontwikkeling kennismaking/samenwerking AV Cialfo

Ton Diepeveen start met een korte uiteenzetting van de ontwikkelingen van de TC Veluwe als vereniging. Bij voortgang van de huidige situatie is zeker dat de club vergrijst en sprake is van een “sterfhuisconstructie”. Tijdens de ledenbijeenkomst in oktober 2013 is door de leden onderschreven dat dat niet de wens is. Uit die uitkomst is een werkgroep ontstaan die in 2014 eventuele samenwerking met andere verenigingen is gaan onderzoeken. Daaruit is AV Cialfo naar voren gekomen als vereniging waaruit een toegevoegde waarde zou kunnen ontstaan voor de TC Veluwe.

Jos Koedijk geeft namens de werkgroep, die een eventuele samenwerking tussen AV Cialfo en TC Veluwe verkent, een toelichting op de gesprekken en ontwikkelingen die afgelopen jaar zijn geweest. Na de toelichting wordt aan de leden gevraagd te stemmen of deze verkenning door moet gaan en we de gaan doorzetten naar daadwerkelijke acties om samen te werken.

Uit de stemming blijkt alleen lid Berend van de Mars tegen een samenwerking met AV Cialfo te zijn. Belangrijkste argument van zijn kant is dat een atletiekvereniging een andere structuur heeft dan een wielervereniging. Hij zou meer zien in een onderzoek naar samenwerking met bijvoorbeeld een TC Heerde. Ook ziet hij een eventueel vertrek bij De Loreley als een slechte ontwikkeling vanwege allerlei praktische oogpunten indien een Eper Bossentocht in de toekomst zou starten op de Wachtelenberg bij AV Cialfo. Hierbij verwijst hij naar een ingezonden brief van Aike Smith. Ton Diepeveen geeft kort de strekking van deze brief weer.

Hieruit ontstaat een discussie over wat de inhoud van samenwerken met AV Cialfo betekent. Meerdere leden zien een startlocatie van de Eper Bossentocht in 2015 als een stap te snel. Vanuit het bestuur en de werkgroep wordt toegelicht dat dat alleen een idee is en dat voordat daar sprake van zou zijn, dat ook uitgebreid onderzocht moet worden wat de consequenties zijn.

Dit is echter ook niet de strekking van de stemming deze avond. De stemming is bedoeld om de leden te vragen of een samenwerking met AV Cialfo verder onderzocht moet worden. Dan pas kan ook naar inhoudelijke invulling gekeken worden. Duidelijk uit de discussie is wel dat de stappen vooruit geleidelijk moeten gaan. Hiertoe wordt voorgesteld om in 2015 eerst de eigen trainingsritten op dinsdag en woensdag en de maandelijkse zaterdagritten van start te laten gaan vanaf het terrein van AV Cialfo. Hierover wordt opnieuw gestemd en stemmen 33 van de 37 aanwezige leden vóór dit idee om zo te wennen aan een eventuele samenwerking met AV Cialfo.

3. Evaluatie activiteiten 2014

De activiteiten die in 2014 zijn geweest zijn geëvalueerd en de uitkomsten van die evaluatie wordt gepresenteerd door de verantwoordelijke kopmannen. Tevens wordt afgesloten met de vraag of de activiteit in 2015 opnieuw op de kalender moet komen:

TCV-weekend Limburg:
Het weekend in mei 2014 is positief geëvalueerd. Wel zal de selectie van de accommodatie meer aandacht in de voorbereiding behoeven.
Gestemd en besloten wordt dat in 2015 weer een TCV-weekend in Limburg georganiseerd zal worden. De werkgroep wordt geformeerd door: Joop van de Vrugt, Gerrit Steenbergen, Gert Rorije en Camiel Zimmerman;
Zaterdagritten:
De zaterdagritten worden positief geëvalueerd. Het aantal deelnemers varieerde van ca. 10 tot 30. De Weerribbentocht is vanwege het slechte weer niet doorgegaan. Veel leden hadden deze graag willen rijden, omdat het voor de meesten een onbekend fietsgebied is.
Gestemd en besloten wordt dat de zaterdagritten in 2015 weer georganiseerd worden. Vastgehouden wordt aan de laatste zaterdag van de maand. De Weerribbentocht zal eerder in het seizoen ingepland worden, zodat deze bij slecht weer verschoven kan worden naar een zaterdag verder in het seizoen. Wegkapitein voor de zaterdagritten: Rob Golbach (bij eventuele verhindering zal Marinus de Weerd als wegkapitein optreden).
Tijdritten:
De tijdritten worden positief geëvalueerd. Wel viel het aantal deelnemers tegen ten opzichte van de hoge score op dit initiatief tijdens de ledenavond in oktober 2013. Mede is dit opmerkelijk, omdat de tijdritten op de vaste trainingsavond (dinsdag) georganiseerd werden. Niet alle leden hebben de behoefte om tegen het maximum te rijden. Toegelicht wordt dat dit ook niet hoeft en het ook mogelijk is om het tijdritparcours buiten wedstrijdverband te rijden. Verder wordt nog aandacht besteed aan het vraagstuk van wel/niet verzekerd zijn van deelnemers en de vergunning van de gemeente.
Gestemd en besloten wordt dat de tijdritten in 2015 weer georganiseerd worden. Wel zullen de tijdritten op donderdag gepland worden, zodat de dinsdag een normale trainingsavond blijft. De werkgroep wordt geformeerd door: Ton Brouwer, Jos Ton, Ton Diepeveen en Hans Groen.
Begeleiding nieuwe leden:
Binnen het racefietsen zijn in 2014 de nieuwe leden opgevangen door Gerrit Steenbergen. Dit is vrij soepel verlopen en de nieuwe leden zijn snel ingeburgerd in de TC Veluwe.
Ook bij het MTB-en zijn de nieuwe leden goed opgevangen. Hier was geen direct verantwoordelijke voor, maar is dit op natuurlijke wijze door de andere MTB-ers opgepakt.
MTB-clinic:
De MTB-clinic in maart 2014 is positief geëvalueerd. Er waren ca. 15 deelnemers, waarvan ook enkele van buiten de vereniging, die na deze clinic lid zijn geworden van de TC Veluwe.
Gestemd en besloten wordt dat de MTB-clinic in 2015 opnieuw georganiseerd zal worden. Indien mogelijk meerdere keren. Kopman voor de MTB-clinic: Johnny Gerard.
PR / Sponsoring:
Door Ben Hoekstra wordt toegelicht dat in 2014 hard is gewerkt om een PR-plan voor de TC Veluwe op te zetten. De intentie is om de PR van de verschillende activiteiten in de toekomst meer te bundelen, zodat zowel intern als extern een éénduidige PR voor de TC Veluwe wordt uitgedragen. In september is input gevraagd van de verschillende kopmannen. Dit wordt verwerkt en in november zal het PR-plan aan het bestuur worden voorgelegd.
In 2014 is een concept sponsorplan opgesteld door Camiel Zimmerman. Deze hangt echter samen met het PR-plan en zal verder ontwikkeld worden zodra het PR-plan staat en bekrachtigd wordt.
Op de vraag of de aanwezige leden contacten hebben met potentiele sponsoren voor de TC Veluwe komt geen reactie.

Naar aanleiding van de organisatie van activiteiten in 2015 is de behoefte van een centrale kalender aanwezig. Rob Golbach zal deze kalender opzetten. De verschillende werkgroepen zullen de data van hun activiteiten aan Rob doorgeven, zodat hij deze kan opnemen en bewaken als er knelpunten ontstaan.

Als intermezzo wordt Thimo Schotman onder luid applaus gehuldigd als tijdritkampioen 2014. Hiertoe ontvangt hij een mooie actiefoto op posterformaat van één van zijn tijdritten.

4. Nieuwe initiatieven 2015

Gedurende de avond kunnen de aanwezige leden hun ideeën voor nieuwe initiatieven op een whiteboard aandragen. Deze worden geïnventariseerd en toegelicht door de aandrager. Vervolgens wordt door de aanwezige leden gestemd of het initiatief tot uitvoer gebracht zal worden. Bij een positieve stemming wordt een kopman gevraagd die het idee verder zal uitwerken.

De volgende initiatieven zijn voorgesteld:

Open dag TC Veluwe bij AV Cialfo:
Eén van de punten uit de discussie onder agendapunt 2 was dat weinig leden een beeld hebben van de accommodatie en het terrein van AV Cialfo. Een open dag van de TC Veluwe bij de AV Cialfo kan daar verandering in brengen. Een open dag zou kunnen bestaan uit verschillende activiteiten, als een MTB-clinic, een racefietstocht en een BBQ na afloop. Ook publiciteit in lokale/regionale media wordt als impuls genoemd voor bekendheid van de TC Veluwe en ledenaanwas.
Gestemd en besloten wordt dat in 2015 een open dag georganiseerd zal worden. De werkgroep wordt geformeerd door: We hebben nog geen namen bij deze activiteit.
Alle activiteiten van TC Veluwe richten op ledenaanwas:
Voorgesteld wordt op de activiteiten zoals de zaterdagritten en de tijdritten ook open te stellen voor niet-leden. Bij de tijdritten is het van belang om duidelijkheid te hebben over de dekking van de NTFU-verzekering.
Gestemd en besloten wordt om de activiteiten in 2015 open te stellen voor niet-leden. Aanspreekpunt vanuit de verschillende werkgroepen hierover is: Ben Hoekstra.
Uitwisseling fietsroutes door samen te fietsen met en bij andere fietsverenigingen:
We hebben nog geen namen bij deze activiteit.
Dames = Meer leden:
Deze stelling wordt geponeerd vanuit fietsenzaak Dickhof. Zij zien steeds meer dames fietsen, ook in georganiseerd verband. Hun beeld is dat meer damesleden een positieve ontwikkeling heeft op de ledengroei van fietsverenigingen.
Eén van de vrouwelijke medewerkers van Dickhof kan hier wellicht meer informatie over geven over hoe verenigingen dit oppakken.
Donderdag Vutter-fietsdag:
In het verleden was er een fietstocht voor de Vutters onder de leden. Deze vond plaats op een doordeweekse dag.
Gestemd en besloten wordt om in 2015 de donderdag als Vutter-fietsdag op de kalender te zetten. Uiteraard zijn niet-vutters ook welkom. Kopman voor dit initiatief: Joop van de Vrugt.
Fietsen onder begeleiding:
We hebben nog geen namen bij deze activiteit.
Opvragen en benaderen van individuele NTFU-leden uit de regio:
De NTFU bestaat steeds meer uit individuele leden (niet verbonden aan een vereniging). Evert van Welsum oppert het idee om ledeninformatie bij de NTFU op te vragen en deze individuele leden te benaderen of zij niet wat zouden willen/kunnen betekenen voor de TC Veluwe.
Waarschijnlijk zal dit niet mogelijk zijn vanwege de Wet op de Privacybescherming.
Uitzetters EBT afwisselen per route om parcoursbekendheid te realiseren:
Dit idee zal worden meegenomen in de EBT-commissie.
MTB trainingsavond verplaatsen naar donderdagavond:
Een aantal leden die zowel racefiets als MTB-en kiezen nu één van de twee, omdat ze anders twee dagen achter elkaar op de fiets zitten. Voorgesteld wordt of de MTB-trainingsavond naar de donderdag zou kunnen. Tegenargument is dat de vaste MTB-fietsers dan afhaken, omdat zij donderdag niet kunnen.
Besloten wordt dat Pieter Oudt binnen de MTB-groep inventariseert wat eventuele “afhaak”-gevolgen zijn bij verplaatsing naar de donderdag.
MTB-en voor een goed doel:
We hebben nog geen namen bij deze activiteit.
Rondje Zuiderzee/IJsselmeer:
Het voorstel van Gert Rorije om het rondje Zuiderzee te rijden (100 km, 200 km of 300 km) geeft wel beroering onder de leden, maar vindt geen algemene ondersteuning om op de agenda te zetten.
MTB-en promoten onder de jeugd:
Gerrit van Munster oppert het idee om op scholen actief het MTB-en te promoten onder de jeugd. Het voorstel is goed en ook al eens in het bestuur over gesproken. De basisstructuur voor het MTB-en binnen TC Veluwe is echter nog onvoldoende sterk om continuïteit te kunnen waarborgen.

5. Vacatures

Aandacht wordt gevraagd voor twee vacatures binnen de TC Veluwe:

Bestuurslid;
Wegkapitein groep 1.

Op beide vacatures komt geen respons.

6. Verloting

Met de verloting van verschillende prijzen “voor de fiets” wordt de extra ledenavond om 22 uur afgerond.

7. Afsluiting

De aanwezige leden vinden unaniem dat ook de volgende extra ledenvergadering start met een gezamenlijke maaltijd.

Onder het genot van een drankje bekijken diverse leden het “snoepgoed” van fietsenzaak Dickhof. Daarbij laten zij zich voorlichten over lefty’s, verschil tussen 29-ers en 27,5 inch MTB, schijfremmen, carbon en aluminium racers en veel meer.